Información y recursos
Volunteer Orientation and Training Sessions
All the sessions will be held at the Vancouver Convention and Exhibition and Centre (www.vcec.ca) located in Vancouver, BC at 999 Canada Place.
Volunteers
All volunteers must attend one of the following sessions. Please note that international volunteers and out-of-province volunteers are exempted, but may be put in positions that require less training. Please email me at volunteers@iuhpeconference.org to confirm your participation in one of the following two sessions.
- Thursday May 31st 6:00pm to 10:00pm (Meeting Room 11)
- Friday June 1st 6:00pm to 10:00pm (Meeting Room 10)
Volunteer Captains
All Volunteer Captains must attend one of the following sessions. This is mandatory. Please note that all Volunteer Captains will be chosen by Friday May 18th. Emails will be sent to volunteers who expressed an interest in being Volunteer Captains but were not chosen. The dates of the training are as follows.
- Saturday May 26th 1:00pm to 5:00pm (Meeting Room 7)
- Sunday May 27th 1:00pm to 5:00pm (Meeting Room 7)
Volunteer Captains are also expected to attend the Volunteer Orientation and Training session as they will help to train the volunteers in their specific positions. For more information please contact me at volunteers@iuhpeconference.org
A map to the VCEC can be found here.
Posibles áreas de participación de los voluntarios
Enlace de comunicaciones: Los voluntarios ayudarán en las presentaciones de póster, en la señalización de la conferencia y en las actividades de comunicación.
Recepción de los participantes: Los voluntarios recibirán a los participantes y les entregarán los paquetes de bienvenida. Estos voluntarios tienen que tener conocimientos generales de contabilidad. La acogida de los participantes se realizará el domingo 10 de Junio y el lunes 11 de Junio, y algún rezagado durante la semana.
Responsables de las salas de conferencias: Los responsables de sala deberán prepararla para las presentaciones, y comprobar que está limpia y ordenada y todo está organizado para el grupo que asistirá a la misma.
Montaje de la conferencia: Los voluntarios prepararán las instalaciones para los actos previstos para la conferencia.
Cierre de la conferencia: Los voluntarios ayudarán a cerrar las instalaciones.
Flujo de personas: Los voluntarios se ocuparán de que la gente circule debidamente durante la inscripción, los servicios de restauración y las presentaciones.
Equipamientos: Los voluntarios montarán y organizarán los equipamientos y suministros necesarios para cada acto previsto.
Ejercicio físico: Los voluntarios trabajarán con el Coordinador de Actividades para organizar diariamente las actividades de ejercicio físico.
Hospitalidad: Los voluntarios de hospitalidad serán las primeras personas con las que los participantes tendrán relación cuando lleguen. Serán responsables de recibir a los VIPs y de generar un buen ambiente en la conferencia.
Servicios de información: Los voluntarios ofrecerán a los participantes información sobre los actos previstos, los transportes, el alojamiento, los puntos donde pueden comer y beber, las instalaciones y orientaciones. Este puesto exige tener grandes habilidades sociales. También se tendrá especialmente en cuenta para estos puestos a las personas que hablen inglés, francés, mandarín, español y portugués.
Relaciones con los medios de comunicación: Los voluntarios ayudarán a la Coordinadora de Medios facilitando las entrevistas previstas y acogiendo a los medios de comunicación durante la conferencia. Tendrán preferencia los voluntarios con experiencia previa en relaciones con los medios de comunicación.
Transporte: Los voluntarios ayudarán en las tareas de transporte. Se precisa tener permiso de conducir válido BC.
Recepción de los voluntarios: Estos voluntarios recibirán a sus compañeros, realizarán la inscripción y los derivarán a sus respectivos Responsables.
Es posible que otras áreas precisen la participación de voluntarios.
Participación de los voluntarios antes/después de la Conferencia
Si vas a estar en el área de Vancouver y Victoria durante el periodo inmediatamente anterior a la conferencia y/o una vez finalizada, y dispones de tiempo, por favor indícalo en el Formulario de Inscripción de Voluntarios.