Información y recursos de los presentadores
Las instrucciones que deberán seguir todos los presentadores figuran en los vínculos que facilitamos más abajo. Le rogamos tenga en cuenta estas normas y las siga atentamente cuando prepare su presentación. Por motivos de espacio, esto es especialmente importante en las presentaciones de póster. Le recordamos que todas las personas que realicen una presentación, del tipo que sea, deberán estar inscritas a la Conferencia.
Le rogamos prepare una breve descripción biográfica sobre si mismo/a para las introducciones de los ponentes que realizará el moderador al principio de la sesión en la que participa durante la conferencia. Deberá traerla consigo el día mismo de la sesión para entregársela en ese momento al moderador. La brevedad de su descripción personal asegurará que la sesión comience de manera efectiva, permitiendo el debido tiempo tanto para su presentación y la de sus colegas, asi como tiempo adecuado para la discusión abierta con los participantes.
Le agradecemos de antemano su colaboración.
INTRUCCIONES PARA PREPARAR Y REALIZAR LAS PRESENTACIONES ELECTRÓNICAS
Las presentaciones electrónicas pueden enviarse anticipadamente vía http://www.presentationmanagement.com/IUHPE o entregarse in situ dirigiéndose a la Speaker Ready Room (Sala Preparatoria para los oradores) situada en la sala 4 del VCEC (TBA). Guarde sus archivos en un disquete de 3,5”, en un CD/DVD-ROM, o en un dispositivo de almacenamiento USB. También podrá transferir la presentación directamente desde su ordenador portátil.
A fin de asegurar la buena marcha de su presentación, pase por la Sala Preparatoria para revisarla. Todos los oradores deberán pasar por la Sala Preparatoria 24 horas antes de la hora prevista para su sesión. La versión final deberá entregarse sobre las 17:15h. del día anterior a la fecha en que esté programada su sesión.
Cuando llegue a la Sala Preparatoria, siéntese delante de un ordenador encendido y revise su presentación. Si Usted la envió anticipadamente a través de la web, una vez se registre en el ordenador, todos sus archivos aparecerán en el lado derecho de la pantalla. Un técnico estará a su disposición por si necesita ayuda para cargar su material en el ordenador o acceder a sus archivos. En la Sala Preparatoria podrá introducir cambios en su/s presentación/es. Los técnicos están para ayudarle en caso de cualquier incidencia con su presentación. Una vez haya acabado de revisar su presentación, no olvide clicar en las opciones “upload your files” (“cargar sus archivos”) y “logout” (salir) que se hallan en el extremo inferior de la pantalla.
Le rogamos llegue a la sala donde vaya a celebrarse su sesión al menos 15 minutos antes del inicio de la misma. Tómese su tiempo para familiarizarse con el equipo que se halla junto al atril. Habrá un PC con teclado, ratón, CD-ROM y puertos USB. Todas las presentaciones enviadas en línea o transferidas en la Sala Preparatoria aparecerán en una carpeta del escritorio denominada “Presentaciones”. En la mesa, hallará un mando a distancia que le permitirá avanzar o retroceder en su presentación. Si necesita ayuda, diríjase al técnico AVW-TELAV destinado a su sala. Al final de cada jornada, se borraran todas las presentaciones de los ordenadores de las salas donde se han celebrado las sesiones.
Los ordenadores de las salas donde tiene lugar la sesión son idénticos a los de la Sala Preparatoria. Todos funcionan con Microsoft Windows y tienen instalado Microsoft Office 2003.
Consejos para asegurar la buena marcha de la presentación
Videos: Si bien intentamos aceptar los máximos formatos de video para PC, sólo podemos aceptar películas realizadas con Windows Media Video (WMV), MPEGs (1 ó 2) o con los siguientes codecs AVI:
Microsoft - MPEG-4, RLE, Video1, Windows Media Series 8 and 9
XVID
DivX 3/4/5
Intel Indeo Video <= v.5.11
Huffyuv Lossless Codec
Cinepak
La experiencia nos dice que el formato Windows Media Video (8 ó 9) es el preferido. WMV ofrece gran calidad visual y estabilidad, presentando además una buena compresión de los archivos y calidad de la reproducción.
AVISO PARA LOS DVDs: Si tiene intención de hacer uso de un DVD en su presentación, le rogamos que compruebe antes su compatibilidad en la Sala Preparatoria.
Le rogamos tenga en cuenta el tamaño de sus archivos de video. En la mayoría de los casos, los archivos de más baja resolución son muy efectivos.
Fotos: Las imágenes insertadas en PowerPoint quedan incorporadas a la presentación. Las imágenes que se crean con una resolución superior a 75 dpi (PPP) no son necesarias y lo único que hacen es aumentar el tamaño de su presentación. Evite sobrecargar su presentación con imágenes innecesarias. El formato de archivo preferido para insertar imágenes es el JPG.
Fuentes: Sólo disponemos de las fuentes incluidas en la instalación básica de Windows. Todas las demás deberá incorporarlas usted mismo a su presentación de PowerPoint. Las fuentes que aconsejamos utilizar son Times New Roman, Arial, Verdana y Tahoma. Si utiliza fuentes que no se hallan en Windows puede ocurrir que las letras de los gráficos se desplacen o que le cambie el estilo de los signos de las viñetas. Microsoft tiene una utilidad que le permite determinar si puede incorporar o no una Fuente. La hallará en el enlace siguiente:
http://www.microsoft.com/typography/property/property.htm?name=%20&fsize
Si desea incorporar fuentes a su presentación, siga estos pasos sencillos:
Office XP / 2003
1. Clique File (Archivo), y luego Save As (Guardar como)
2. En el menú en cascada de Tools (Herramientas) seleccione las opciones Save (Guardar)
3. En dicho menu, verá una casilla que dice Embed True Type Fonts (Incrustar fuentes True Type). Marque dicha casilla.
Office 2000
1. Clique File (Archivo), y luego Save As (Guardar como)
2. En el menú en cascada de Tools (Herramientas) seleccione Embed True Type Fonts (Incrustar fuentes True Type)
Usuarios de ordenadores Macintosh
Cuando traslade su presentación de un entorno Macintosh a una plataforma de PC, es imprescindible que la revise en la Sala Preparatoria si contiene archivos de video, gráficos o fotos. Todos los ordenadores puestos a su disposición tendrán Windows Media Player y QuickTime para Windows; no obstante, ello no garantiza que la presentación funcione bien en una plataforma de PC.
Videos: QuickTime no es originario de los ordenadores Windows. PowerPoint sólo acepta los videos de QuickTime hasta la versión 2.5. Para la buena marcha de su presentación, elabore sus videos como archivos AVI. Asimismo, utilice Cinepak para comprimirlos en lugar de Sorenson. Los videos guardados como archivos AVI tienen muchas más posibilidades de funcionar en Windows. También puede transformar sus videos a formato mpeg en QuickTime Pro. Le rogamos que compruebe el funcionamiento de sus videos y diapositivas en un ordenador Windows antes de dar por finalizada su presentación. Utilice el método que exponemos a continuación para comprobar el funcionamiento de sus videos en un PC.
Es imprescindible comprobar el funcionamiento de su “nueva” presentación en un PC con Windows.
El test que exponemos a continuación determinará la compatibilidad de los archivos de video:
1. Clique Start (Encender) y luego Run (Funcionar)
2. En la casilla Open (Abrir) escriba el comando apropiado para su sistema operativo.
- En Microsoft Windows 98 o Microsoft Windows Millennium Edition (Me), escriba: mplayer.exe
- En Microsoft Windows NT 4.0 or Microsoft Windows 2000/XP, escriba: mplay32.exe
3. Clique OK. Media Player está en marcha.
4. En el menú File (Archivo), clique Open (Abrir).
5. Seleccione el video que desee comprobar. Clique Open (Abrir). Si el formato es correcto podrá ver el video correctamente.
Imágenes: Utilice formatos de imagen corrientes que sean compatibles con diversas plataformas, como los JPG, PNG, GIF y BMP.
Fuentes: Utilice formatos de fuentes corrientes que sean compatibles con diversas plataformas como Times New Roman, Arial, Verdana y Courier. Como tendrá que cargar su presentación en un sistema Windows, muchas fuentes de Mac no se trasladarán correctamente.
Animaciones: Utilice efectos de animación sencillos, como entrar/salir gradualmente, aparecer/desvanecerse. No utilice animaciones de salida. El PowerPoint 2000 de Windows no acepta animaciones de salida.
Extensión de archivo: Si su versión Mac de office no añade la extensión de archivo, no olvide incluirla en el nombre de su archivo. Utilice .PPT para los archivos de PowerPoint y .PPS para los archivos show de PowerPoint.
Preparación de la transferencia de su presentación:
Envío anticipado de la presentación:
Si así lo desea, puede enviar su presentación vía Internet antes de desplazarse usted mismo para el acontecimiento. Se le facilitará un enlace que le dirigirá al sitio de envío anticipado, o puede utilizar este enlace: http://www.presentationmanagement.com/IUHPE.
En caso de que deseara introducir cambios a una presentación que ya ha enviado, le rogamos que cambie su copia maestra y luego vuelva a enviar los archivos a la web.
Material portátil:
Guarde sus archivos en un disquete de 3,5”, en un CD/DVD-ROM o en un Dispositivo de Almacenamiento USB. Si crea un CD-ROM no se olvide de cerrar o finalizar la sesión. Si no lo hace, puede ocurrir que no le permita acceder al CD desde ningún otro ordenador.
Cuando elabore su presentación, todos archivos (PowerPoint & externos, por ejemplo, archivos de video) que tienen relación con su presentación deberán guardarse en la misma carpeta. No olvide llevar los archivos de video junto con la presentación de PowerPoint; NO están incorporados al PowerPoint.
Cuando cree sus materiales para poder transferir su presentación, copie toda la carpeta en el disco portátil. Para asegurar la buena marcha de su presentación, haga una copia de seguridad de la misma en otro disco portátil y guárdelos en equipajes separados.
Ponga etiquetas en el material de su presentación con los siguientes datos:
Su nombre
Nombre de la reunión/conferencia
Fecha y hora de la presentación
Nombres de los archivos
Si va ha hablar en más de una sesión, le rogamos organice y etiquete claramente sus presentaciones en carpetas separadas. No guarde los archivos de otros oradores en el mismo disco. Cada orador debe tener su propio material.
En la conferencia
Sala Preparatoria
Los oradores deberán presentarse en la Sala Preparatoria 24 horas antes de la hora prevista para su presentación. Esto le permitirá preparar, ensayar y finalizar su presentación. Los ordenadores de la Sala Preparatoria estarán configurados con hardware y software igual al de las salas donde se celebrarán las sesiones. Es imprescindible que revise su presentación en la Sala Preparatoria si contiene archivos de video o si la ha elaborado en un ordenador Macintosh.
Una vez tenga la tranquilidad de haber finalizado la preparación de su presentación, confirme la fecha, la hora y la sala donde se celebrará. No olvide clicar en “upload files” (cargar archivos) y en “logout” (salir) que se hallan en el extremo inferior de la pantalla. Todos los trabajos revisados deberán entregarse en su versión final el día antes de la fecha en que esté prevista la sesión.
Sala preparatoria: VCEC en la sala 4 (TBC)
Horario: Domingo : 10.00h – 17:15h
Lunes : 07.30h – 17:15h
Martes : 07.30h – 17:15h
Miércoles : 07.30h – 17:15h
Jueves : 07.30h – 17:15h
Viernes : 07.30h – 12.00h
Presentación
Le rogamos llegue a la sala en donde se celebrará su sesión con 30 minutos de antelación por lo menos. Preséntese al operador (que llevará una tarjeta de identificación de operador AVW/TELAV). Tómese su tiempo para familiarizarse con el equipo junto al atril. En el atril, habrá un control remoto con el que podrá avanzar o retroceder. El operador permanecerá en la sala durante toda la sesión.
En cada sala habrá un micrófono junto al atril. Hable directamente al micrófono con voz normal y no lo agarre mientras habla. Tiene que haber una distancia prudencial entre su boca y el micrófono. Si se aleja de él, puede que el público no le oiga bien.
Cada sala contará con un monitor. Estará situado en la mesa principal o estratégicamente frente al atril.